制度的制定和实施体现了人类对于人与物的关系的认识和调控，是人们对于自然资源的利用和保护的意识和规范的反映。写采购汇报制度要注意什么？这里给大家提供采购汇报制度下载，供大家参考。
一、目的
规范采购操作步骤和方法，确保采购的质量和采购要求的适用性，符合公司整体的日常管理规定要求。
二、适用范围
本规范适用于公司的设备、工具、成型软件和固定资产（不含公司长期代理产品）等采购的控制。
三、定义
1．供应商：是指能向采购者提供货物、工程和服务的法人或其他组织。
2．合格供应商：是指经过公司一定程序评审确定可以与公司合作的供应商。
3．购物申请单：是需求部门根据需要采购的项目所填写并提交给采购中心的单据，此单据须有部门经理和其他审核权限必须签批。
4．供应商选择考察表：是确立为公司供应商前对供应商进行评估的表格，一般由采购主管对供应商进行考察并填写此表，填写完毕后交商务经理与运作中心总监时行审批。
5．供应商考核表：是每财年度对供应商交货准时率、品质和售前售后服务等进行考察的的表格，根据考核决定是否与该供应商继续合作。
6．终止供应商的报告：是指供应商发生恶劣服务、严重品质情况或考核不合等提出与其终止合作的报告，此报告由相关权责部门向采购中心提出，由采购主管填写逐级上报审批。
7．抽货检验标准：此标准是对采购物品进行检验的参照标准，由技术部门或其他相关权责部门编写交采购中心汇总成册。
8．货物检验报告：是货物验收部门和人员对货物进行验收后对所采购货物给出验收报告和处理意见。
四、采购管理制度
1．严洁自律，严守工作纪律。不接受供应商礼金、礼品和宴请；
2．严格遵守采购规范流程，按流程办事；
3．能及时按质按量地采购到所需物品；
4．严格供应商选择、评价、甑选以保证供应商供货质量；
5．加强采购的事前管理，建立完善的设备价格信息档案，以有效地控制和降低采购成本并保证采购质量；
6．科学、客观、认真地进行收货质量检查；
7．处理好与供应商的关系，帮助供应商解决一定的问题；
8．认真分析采购工作，改进流程、规范和采购标准，提出有助改进公司和供应商服务水平的建议；
9．做好采购相关文档的存档、备份工作；
10．在满足公司需求的基础上最大限度降低采购成本；
11．所有采购,必须事前获得批准。
未经计划并报审核和批准,，除急购外不得采购，急购需在申请单上注时“急购”，并由总经理补批；
12．凡具有共同特性的物品，尽最大可能以集中计划办理采购，可以核定物品项目，通知各请购部门依计划提出请购，然后集中办理采购；
13．采购物品在条件相同的前提下应在正在发生业务或已确认的供应商处购买，不得随意变更供应商；
五、供应商选择标准
1．具有良好的&39;市信用和良好的售前、售后服务能力和服务意识；
2．注册资金达到___万以上的一般纳税人；
3．健全的商务管理流程和制度；
4．良好的财务状况，至少可以给予___天以上帐期；
5．具有优势的产品资源；
6．相对有利于我公司的供配货地理区位；
7．积极的合作态度；
六、供应商选择、评价和终止办法
供应商的资质水平直接关系到供货的质量、售后服务水平和重大产品问题的处理等储多问题，更有重大品质、售后事件等的处理态度、反应的及时性都与供应商本身的资质、能力有关。因此有必要严格地筛选、考核供应商，对不合格供应商制订相关终止办法。
对供应商资信由高到低分为A、B、C、D四类。具体定类办法参见《供应商考核办法及考核表》。
一、总则
为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。
二、采购部人员职责及管理制度
1.热爱本职工作，勤于学习新技术，了解新产品，注意市场信息的积累。
2.廉洁奉公，不徇私舞弊，不违法乱纪，勤俭节约，讲究职业道德。
3.负责公司生产所需材料的采购工作。
4.负责供应商的开发、管理及维护工作。
5.坚决执行各项采购工作制度及公司各项规章制度。
6.大项材料必须做招标工作，其他材料询价必须三家供应商以上参与。
7.积极了解材料的短缺、发货、验收等实际情况，早知道，早处理。
8.及时协助财务部对照欠款数额或者合同要求安排对供应商进行付款。
9.做到每周一小结，每月一总结，每年一审核。
10.完成领导交办的其他工作。
三、采购工作流程
采购部作为一个职能部门，在项目的具体实施中担负了不可推卸的重要责任，采购工作的好坏，直接影响了工程的质量、工期、成本。建立高效、实用、完善的采购工作流程是提高采购效率，较低成本最有效的方法。在项目实施的过程中，采购部需要生产、财务、质检等各个部门的大力支持才能顺利的完成采购工作，每个部门之间的联系需要一个标准来规划，来提升工作效率，减少工作失误，为项目的顺利实施做出各自的贡献。
1.在项目的初始运作阶段，采购部根据项目部、投标部的具体要求，配合进行投标的材料报价，以更好的达到在以后的生产中控制成本的目的，更要避免发生投标价低于实际采购价的情况出现。
2.项目正式运作后，采购部应该在第一时间开始进行所需材料的采购准备工作。生产计划部门依据工程合同和对比库存后的实际需求，对采购部下达《材料申购单》(附表1)此单由申请人填写，生产或者项目负责人签字后生效，一试三份，一份申请人留存，一份发往采购部，一份发往工厂或者生产基地。
3.采购部接到《材料申购单》后，根据所需材料的规格，质量要求，数量，生产地址等实际情况，向公司已经确定的合格供应商中的3家—5家发出《材料询价单》(附表2)。供应商根据要求确认价格后对我司的《材料询价单》签字，盖公章后回传，签字盖章的《材料询价单》会做为以后向供应商付款的依据之一，需妥善保存。采购部根据几家供应商的对比研究后确定其中的一家或者几家进行供货。向其发出《材料订购单》(附表3)，同时向收货的工厂或者生产基地发送传真件通知其准备收货。
4.供应商根据《材料订购单》安排生产运输，各项具体要求以与我司签订的供货合同为准。随货携带各种合格证和材质证明书。
5.工厂和生产基地在所需材料到场后，应由专人负责材料的质量、数量检查，检查中必须将供应商的送货单与我司的《材料申购单》和《材料订购单》相对照，质量和数量都准确无误后才能进行收货，然后填写《材料到货单》(附表4)，相关责任人签字后回传采购部。
6.工厂或者生产基地完成生产任务后，及时通知采购部，由采购部根据货物情况和送货地址等安排物流公司进行运输。建议物流公司相对固定，便于统一定价，统一结算，节约运输成本。
7.项目完成后，采购部根据与供应商签订的合同条款安排付款。付款时，采购部填写统一的《付款申请单》或者《支票领用单》，同时向财务部递交此批次材料的《材料订购单》和《到货确认单》，如有需要，采购部有义务向财务部提供《材料订购单》以及各家供应商签字盖章的《材料询价单》。由财务部根据实际情况安排付款额度。
8.供应商应于付款前开具出相符的增值税发票或者普通发票，财务部在收到发票后即向供应商付款。
四采购部发展规划
原材料采购在任何一个公司都是决定生产、销售的关键环节，早在几年前，资深的管理专家就提出了：采购成本降低5%企业利润提升10%的战略观点。但是时至今日，又有多少个公司能真正的做到这点呢?
降低采购成本不是一个短期的目标，也不是短期内就可以达成的目标，而是一个公司必须要规划、重视的长远发展策略，是需要长期的工作经验的积累和公司整体的采购流程，采购制度的规范化来支撑的。需要公司的各个部门精诚合作，来完成这一共同目标。
我们采购部的初步计划如下，其中的时间和工作目标根据实际情况会作出相应调整，但是保证前进的大方向永远不变
(一)在3个月内完成采购体系的建立，包括采购制度，工作流程，供应商管理等制度。进行供应商资格的初步审核，每种材料确定出5—10家候选供应商。开始逐步实施采购工作流程。
(二)在6个月内完善采购体系，修正具体工作中出现的问题。进一步完善供应商系统的开发和维护。让采购工作流程走入正轨，高效，准确的运行。
(三)在1年内建立高效的采购团队，杜绝缺货、少货、次品、残品、送货不及时、报验不及时等工作失误，不出现一起由于采购工作失误造成的公司损失，建立完善的采购管理体系，能初步感受到采购工作流程高效、准确带来的便利，能看到采购成本降低带来的实际效果。
(四)在2年内建立起相对固定的采购团队和供应商队伍。能切实看到由于采购成本降低而带来的公司利润上涨。
(五)大胆设想：5—10年后，公司以自主设计，自主研发牵头，以符合科技进步的产品、技术为主打，以完善的组织结构，人员搭配为根基，以高效、先进的管理体系为依托，建立一个集研发、设计、生产、安装、调试、售后服务为主线，涉及钢结构工程设计、施工，通信工程设计、施工，物流，工业品贸易等跨行业的集团公司。争取到时候每个省份和各大城市都能有我们公司的供应商，为公司的发展提供最大限度地支持。
目前起草的《采购部管理制度和工作流程》与《供应商管理办法》只是依据原来在工程项目公司及生产厂家的采购工作中所积累的经验做的一个现行的暂时性的文件。还需要在试行的过程中不断的发现问题，修改失误，争取在几个月内修改出一套完整的，适合公司具体情况的采购系统体系。希望公司领导，各个部门同事在具体实施中，多提宝贵意见，指出我们工作中的不足，促进我们采购部工作的进步，真正达到降低采购成本，推动公司发展的目标
为了规范采购行为，保证采购质量，控制采购价格，提高采购效率，特制定本制度。
一、加强领导
1、成立医院采购委员会，由院长、分管院长、采购管理中心，药剂科、器械科、总务科、财务科及相关部门人员组成。物资采购领导小组是医院物资采购的领导机构，负责对物资采购的程序、采购物资的质量、价格等进行监督。
2、成立物资采购小组，由总务科科长、专职采购员、和需要采购的部门1名人员组成。物资采购小组是医院物资采购的实施部门。办公室设在总务科。
二、物资管理部门职责
采购涉及主管部门、财务部门、采购部门和仓储部门。
1、主管部门负责固定资产和物资采购的申请审核、固定资产和库存物资的质量、固定资产的调配和库存物资出库的审批。办公用品、其他材料的主管部门是总务科；固定资产、医疗设备的主管部门是采购管理中心；医疗器械、医疗耗材、卫生材料的主管部门是器械科；药品的主管部门是药剂科。
2、财务部门负责固定资产和库存物资采购的申请审核、库存物资的出入库的汇总审核、固定资产和库存物资的总账、固定资产和库存物资的报销审核，库存物资的监督和定期监盘。
3、采购部门负责固定资产和库存物资的采购，固定资产和库存物资验收时的质量保证，审查医疗设备、医疗器械、药品和卫生材料的.“三证”，各主管部门负责“三证”资料的保管。
4、仓储部门负责库存物资的入库登记，日常库房管理，按照审批的出库单进行出库发放，月末汇总上报入库和出库汇总表。办公家具、办公用品、卫生被服的仓储部门是行政总务科；医疗设备、医疗器械、医用耗材、卫生材料的仓储部门是器械科—耗材库；药品的仓储部门是药剂科—药库。
三、采购原则与方式
1、采购物资本着公平、公正、公开的原则，实行阳光采购；必需坚持秉公办事，维护医院利益的原则，本着处处节约的原则，并综合考虑质量、价格及售后服务等方面，择优选购。
2、采购小组在接到经过审批的采购计划后应迅速组织相关人员（一般不少于3人）限期将所需物资采购到位，不得拖延，影响工作。
3、采购小组在采购物资时要凭院长审批的采购计划可外出采购。在采购物资时，要坚持勤跑多问，坚持集体谈价，真正采购物美价廉、质量可靠、经久耐用的物品。
4、一次性采购量较大，市场上质价差异较大且涉及范围较广的物资采购（一批物资采购金额超1万元或单件物资超2000元的）可采取公开招标的形式进行采购。
5、采购人员应认真检查物资质量，力求价格合理、质量合格，如因失职而采购伪劣产品，采购人员应负一定经济责任。
四、采购方法：
1、药品耗材类、印刷品等一律实行招标定价，由医院采购委员会组织实施。
2、总务后勤类物资要据市场行情询价议方式采购，常用的量大的后勤物资采取招标方式或者询价议价进行采购。由医院采购部组织实施，按审批权限予以审批。
3、2000元以上的设备必须招标采购，由医院采购委员会组织实施，由院长审批。
4、2000元以下的设备可采取招标或询价方式进行采购，由医院采购部组织实施，由院长审批。
五、采购程序
1、计划和立项：
（1）医院常用后勤类、办公类物资由总务库管人员或者使用部门主任、护士长拟定采购计划单，按分级审批权限的规定报批后，交采购部按计划采购。
（2）药品耗材类由药剂科根据各临床科室用药情况（包括各种及数量），结合医院基本用药目录拟定采购计划单报药剂科主任签署意见，报经分管院长、院长分级审批同意后，由采购部门组织实施。（3）突发事件的紧急采购或临时急需采购，由使用科室提出，经过分管院长征求院长同意后，及时交采购部门采购。
（4）医疗器械、医疗耗材、卫生材料由使用部门主任或护士长拟定采购计划单，按分级审批权限的规定报批后，交采购部门按计划采购。
2、调研、论证、询价。
物资采购计划立项后，采购委员会负责组织采购部门、使用科室、业务科室进行市场调研、考察和询价、考察结束要写出书面考察报告，并如实向招标采购委员会汇报考察情况，必要时出示样品，提供讨论决策的依据。
3、招标、议标
医院大宗物资及设备通过调研和论证后，由采购委员会组织采购部门进行招标，议标。招、议标结果应由所有参加招、议标人员签字方可生效。
六、验收和入库
1、严格执行出入库验收制度，常用后勤类、办公类物资由总务库管人员、业务主管部门负责人采购部门下发的通知单共同负责验收。
2、耗材类由库房管理员、护理部、使用单位负责人共同负责验收（包括品名、规格、型号、有效期、生产厂家、批准文号、注册商标、进口批文、检验报告、外观质量、数量、单价等），合格后方可入库。
3、一次性卫生材料每次购置必须进行质量验收，务必检查合格证、消毒日期、出场日期、有效日期，并有相关部门进行抽验、检验合格后入库。
4、药品由药库管理员、药剂科主任、药品会计共同验收，注意药品数量、质量、价格、生产厂家、批号、生产日期、有限期等。
5、仪器设备由器械科、使用科室、依据采购合同共同验收5万元以上设备原则上由分管院长组织验收（进口设备邀请商检局）。
6、所有物资的验收，均应详细记录验收结果并有全体验收人员签名。
七、物资的报销
物资采购发票应由采购人员、证明人、验收人、采购部门主任签字，报分管院长审核，最后又院长审批报销。缺一手续财务科不得付款。分期付款的按招标采购合同付款比例，依据发票审批手续进行分批付款。
八、常规物资采购时限
各物资库管人员应在每月的4-5日和20-25日集中报送采购需求计划表，采购部应在七个工作日内完成采购交仓库验收入库。
九、采购监督
医院采购领导小组是医院的监督监事机构，负责对采购计划、价格、物资入库、物资使用的审查和稽核，同事负责市场询价义务。对正在采购中出现明显违反采购制度、价格虚高或质量不符合要求的情况，有提出纠正和处罚的权利。
为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，采购流程管理制度。
一、请购及其规定
1．请购的定义
请购是指某人或者某部门根据生产需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。
2．请购单的要素
完整的请购单应包括一下要素：
（1）请购的部门；
（2）请购物品所属项目；
（3）请购的用途；
（4）请购的物品名；
（5）请购的物品数量；
（6）请购的物品规格；
（7）请购物品的样品、图纸或技术资料等；
（8）请购的物品的需求时间；
（9）请购如有特殊需要请备注；
（10）请购单填写人；
（11）请购部门主管；
（12）请购单审核人；
（13）采购副总审核；
（14）财务审核人；
（15）公司总经理。
3．请购单及其提报规定
（1）请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部门；
（2）固定资产申购按照附表一（固定资产购置申请表）的格式进行填写提报；
（3）其他材料设备及工程项目申购按照附表二（物资采购申请表）的格式填写提报；
（4）日常零星采购按照公司印制的按照附表三（物资采购审批单）的格式填写提报；
（5）请购部门在提报请购单是应要求采购部签字接收人请购部门备份；
（6）涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交；
（7）遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。
（8）如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。
（9）请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。
4．公司物资请购单的提报部门
（1）公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由生产部门提报；
（2）公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由办公室提报；
（3）公司各部门专用的物资由各部门自行提报。
二、请购单的接收及分发规定
1、请购的接收要点
（1）采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批；
（2）接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则；
（3）通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存；
（4）对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。
2、请购单的分发规定
（1）对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；
（2）对于紧急请购项目应优先处理；
（3）无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门；
（4）重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。
3、采购周期的规定
（1）单次采购金额预算在1万元以下的零星采购项目或预算在1万元以下可市区采购的物资及产品的采购周期不应超过5天；
（2）单次采购金额预算在1万元以上的项目比价采购，采购周期不应超过15天
（3）单次采购金额预算在20万元以上的项目采购部自行招标采购，采购周期不应超过40天；
（4）单次采购金额预算在100万元以上的项目可委托代理招标公司代理招标，采购周期不应超过60天；
（5）请购部门应按照以上（1）—（4）条中规定的时间提前提包请购单采购部如未能按时完成采购任务时应向公司领导说明原因；
（6）遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略；
三、询价及其规定
1．询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的`与请购部门沟通；
2．属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购；
3．对于紧急请购项目应优先处理；
4．所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中介机构询价；
5．对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品；
6．遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额大于10万的采购情况，询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基本情况，按照附表四（拟报价/招标单位名单）的格式提报公司领导批准方可询价或发放标书；
7．询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；
8．除固定资产外单次采购金额在1万元以下项目可以自行采购；单次采购金额预算金额在1万元以上的所有项目都应要求至少三家上的供应商参与比价或招标采购，比价或招标项目应至少邀请四家以上单位参与；单次采购金额预算价格在20万元以上的项目应由采购部组织招标，公司相关领导参与监督；单次采购金额预算价格在100万元以上的项目由公司领导决定是否委托第三方机构代理招标；
9．比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有提供或完成我公司所需物资和项目的能力；
10．比价采购或招标采购应按照附表五（材料或设备询价表）的格式或拟定完整的招标文件格式进行询价；
11．在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。
四、比价、议价
1．对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；
2．对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出；
3．收到供应单位第一次报价或进行开标后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格；
4．重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等；
5．参考目标或理想中标价格与拟合作单位或拟中标单位进行价格及条件的进一步谈判。
五、比价、议价结果汇总
1．比价比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总；
2．比价、议价结果汇总应按照附表六（比价/招标汇总表）的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核；
3．如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。
六、合同的签订及其规定。
1．合同
合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。目前我们的采购工作主要涉及工矿产品买卖合同。
（1）合同正文应包含的要素
1）合同名称、编号、签订时间、签订地点；
2）采购物品/项目的名称/、规格、数量/工程量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分；
3）包装要求；
4）合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应注明；
5）付款方式；
6）工期；
7）质量保证期；
8）质量要求及规范；
9）违约责任和解决纠纷的办法；
10）双方的公司信息；
11）其他约定。
（2）合同签订及其规定
1）如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任；
2）拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低；
3）为防止合同工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报价清单；
4）遇货物订购数量较多且价值较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场协助清点；
5）质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品质保期；
6）详细约定发票的提供时间及要求；
7）针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合同一般应分按照预付款、验收款，调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等。
8）与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款；
9）违约责任一定要详细、具体；
10）比价/招标汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作；
11）合同签定签应按照附表七（合同审查批准单）的格式对合同初稿进行巡签审查；
12）合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效；
13）签订的所有合同应及时报送财务部门。
七、付款及合同执行
1．付款规定
（1）所有已签订合同付款时应参照公司《修造船公司材料采购付款及报销流程V1修改版》及《修造船公司资金支出审批及报销签字权限及管理制》中的相关规定执行；
（2）按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款；
（3）按照贵司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款时应填写附表八（资金支出审批单）或附表九（付款审批单），该审批单巡签完毕后提交财务部付款；
（4）财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况限延期付款的应及时的通知采购部并汇报公司领导。
2．合同执行
（1）已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及公司领导；
（2）已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；
（3）合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同；
七、报验与入库
1．报验
（1）供应单位已经履行完毕的合同，采购部应及时的通知质检部门进行验收；
（2）对于不同类型的合同的标的物的验收标准参照公司质检部门的相关规定执行；
（3）达到质检和报验条件的合同标的物应在第一时间报请质检部门进行质检、验收；
（4）质检部门在接到采购部报验通知后应及时报验，并出具报验结果证明书，对于质检不及时延误生产部门使用或不能入库的情况质检部门应负主要责任；
（5）用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检范围之内。
2．入库
（1）公司所有的生产材料、设备及外协加工件入库前均应通过质检部门的检验或验收；
（2）合同标的物在运达公司后采购部应及时通知请购部门，由请购部门及时安排卸货与搬运；
（3）质检部门未及时验收的合同标的物，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受；
（4）质检部门已经验收的产品仓库应及时的入库，并及时出具入库清单；
（5）外协加工件应按照原材料入库；
（6）质检合格后的固定资产及服务按照公司财务规定不入库。
本采购管理制度适用于公司所有物品(原材料、辅料、备品备件、固定资产、劳保用品、办公用品)或劳务(技术、服务等)的采购。
一、采购管理制度目的
加强采购业务工作管理，做到有章可循，预防采购过程中的各种弊端，降低采购成本，提高采购业务的质量和经济效益。
二、采购管理制度范围
本制度适用于公司所有物品(原材料、辅料、备品备件、固定资产、劳保用品、办公用品)或劳务(技术、服务等)的采购管理制度。
三、采购管理制度职责
3.1市场部根据销售订单编制销售计划并下发相关部门。
3.2生产部根据市场部销售计划，编制原辅材料需求清单。负责制版、模具、量板等外包产品、技术服务以及其它外协业务采购申请及计划的编制。
3.3采购部根据生产部门报送的材料需求清单，核实仓库存量，结合材料库存安全定额，编制采购计划，报经总经理批准后组织采购管理制度。
3.4办公室负责编制公司劳保、办公用品的采购和办公用品日常维修申请计划。
3.5设备工程部依据公司固定资产投资计划、设备运行状况以及生产经营需要编制设备的采购管理制度、固定资产维修以及零星维修制造所用备品备件采购计划。
3.6各物品、劳务需求部门根据需求物品或劳务的性质和权属向办公室、生产部、采购部、设备部提交申请，并经初审后交各分管副总或总经理批准。
3.7分管副总负责权限内的采购审批和超出权限的采购采购管理制度初审，总经理负责生产经营采购、固定资产购置、维修等计划的审批。
3.8财务部负责日常采购的价格审查，负责对价值10万元以上的采购组织或上报集团公司进行招标。
3.9质量部负责原材料、辅料的验收，设备部会同生产技术部负责备品备件、设备、监视和测量工具及维修等劳务的验收。
3.10各采购经办人负责索要发票、办理结算，并对发票的真实性和合法性负责。
四、采购管理制度采购作业操作规程
4.1物资采购的计划、申请与审批
4.1.1授权的请购部门根据生产计划、实际需要以及库存情况每月28日前报次月的采购计划，报分管经理审核。
4.1.2经分管副总初审后的月度采购计划报财务副总审批后执行。
4.1.3未列入月份采购计划或超出计划的临时采购申请需根据需求物品或劳务的性质和权属向办公室、生产部、采购部、设备部提交申请，并经初审后交各分管副总或总经理批准。
4.1.4对价值超过200元以上的办公用品及500元以上的配件、设备、仪器、劳务等需要由申请部门写出申请报告经分管副总签署意见报总经理审批后实施。
4.1.5采购计划或申请应列明采购物品或劳务的名称、规格型号、数量、质量技术要求、估计价值、交货日期、用途等。
4.2采购比价
4.2.1采购部门在采购前须将采购计划或申请，交财务部进行比价;在提交采购计划或申请的同时，采购部门应对新采购物品提供至少3家以上的供应商报价和联系资料，有财务部对提供的供应商(但不仅限于)进行询价或实地调查。
4.2.2价值在2万元以上的维修、服务等劳务、5万元以上的单台(套)设备的采购需召集三家以上的供应商报价，进行比价;10万元以上的设备、仪器等固定资产采购必须采取招标方式采购管理制度。
4.2.3对常用大宗原辅材料实行招标比价采购，公司根据市场行情每年至少举行2次招标，确定采购价格和供应商，一经通过招标确定价格，只能在定标价格基础上根据市场行情下调，不能上浮;如属国家政策调整等客观原因所致采购价格上涨，并且采购物资属供不应求的`卖方市场，价格可以上调，但必须经过总经理办公会研究同意后才能执行
4.2.4国家明码标价垄断经营的特殊商品采购以及政府有收费标准的行政事业性服务收费不实行比价程序，物价审计只对采购物品或劳务的价格、收费标准、数量、质量的真实性进行审查。
4.2.5所有采购业务应景物价审查后方可报总经理签批报销。
4.3采购管理制度实施及物资验收
4.3.1公司的采购业务统一由采购部门负责办理，其他部门或人员不得自行采购。
4.3.2采购部门应根据生产部下达的原辅材料需用计划结合库存物资的数量编制采购计划，报分管副总批准后执行。
4.3.3采购部门根据批准的采购计划组织采购，除零星采购外，批量采购业务必须先与供货方签订采购合同，并与财务部、质量部、生产部等相关部门进行会审，采购合同应包括品种、规格、数量、质量、价格、交货日期、运费承担、结算方式及经济处罚等项条款。在采购合同有效期内，若因市场行情发生较大变化时，经过总经理批准可以与供货商签订《调价协议》，并报请财务部门备案。
4.3.4采购物资运到本公司时，先由采购部门对照核对采购计划，经确认无误后开具《请验单》交质量部或设备部进行质量检验，质量部、设备部在验收条件允许的范围内组织物资检验，并出具检验报告单，检验合格的物资由保管点数入库并办理入库手续，检验不合格的物资不得办理入库。
4.4结算
4.4.1采购发票按规定能够取得增值税发票的，且在我方能够抵扣增值税的采购项目必须索取增值税发票，不能取得的，价格按扣除增值税以后执行。
4.4.2无论是现款采购还是赊购，在结算付款时均需由采购部门填开《采购付款申请单》，连同有关凭证报经财务部门审核，并经总经理批准后，出纳人员方可付款。
4.4.3财务部在对采购物品结算付款时，应当认真审核《请购单》、《采购合同》、《采购计划单》、《采购付款申请单》、《入库单》、《发票》或《收款收据》等有关单证，账目结算不清或未按合同规定期限付款以及不符合税务制度规定的结算凭证财务部门不得办理相关手续。
4.4.4出纳员须在接到经总经理批准的付款凭证后办理付款手续，付款时必须认真审核是否具备签章齐全的条件，对签章不全的付款凭证不得办理付款手续。
五、采购管理制度责任
5.1不按规定程序未经审批采购的，由经办部门和人员自行负责处理，已经与供方签订购销合同，导致公司因不能履约而发生的损失由经办人员全额承担。
5.2经审批的采购计划和申请，负责采购的部门和人员应在规定采购期限内采购到位，因没有人到责任不能按时采购而影响正常经营的，没发现查实一次罚款100元，给公司造成损失的按确定损失额的40%。
5.3未经比价即进行采购的，采购价格明显高于比价结果的，价格高出部分由采购人员自行承担。提交供应商报价时，与供应商串通抬高价格，从中谋取私利;或未认真进行比价而导致采购价格明显过高;经查实后采购人员承担相应损失，损失额在5000元以上的责令其下岗。
5.4物品使用部门(车间)必须依据生产计划、生产管理实际需要，认真按照4.1.5条之规定填制购物申请单。填写不规范，导致无法确认请购物资须知信息的，采购部门有权拒绝采购。采购计划及申请必须由请购部门主管签字，无请购部门主管签字，审批人不得予以审批。对贪图省事、乱报采购计划，造成本公司流动资金使用浪费的，依照银行贷款利率的两倍标准对有关责任人处以罚款。
5.5采购部门在确保品质的前提下，必须充分考虑市场变化和库存成本等因素，制定大宗物品的采购方案，落实供货单位。并对采购物品的品质、货款结算安全负责。若因玩忽职守，造成公司经济损失的，应负相应的经济赔偿责任。特别是结算过程中产生的应收款项，有关采购人员负有无条件的清收责任。
5.6财务部必须认真履行审核监督责任，对审核把关工作不严、不及时向总经理汇报有关事情真相，并造成公司经济损失的，给予相应的经济和行政处分。
5.7验收部门必须对所有运抵本公司的采购物品，依照采购合同规定的质量要求进行质量检验。若发现品质不符时，必须及时报告采购部门(必要时直接报告总经理)处理。严禁品质不符的外购物品入库。因验收人员玩忽职守造成经济损失的，给予相应的经济和行政处分。
5.8仓库对验收部门验收合格的外购物品办理入库手续，并对入库采购物品的数量负责。若发现数量不符时，应当及时向有关部门报告(必要时直接报告总经理)，同时妥善保管该批采购物品等待处理。对仓库保管员工作马虎，未按本办法规定操作，造成入库数量短缺、超计划采购或不合格物资入库的应负经济赔偿责任。
六、采购绩效考核
6.1采购绩效评估的指标
采购人员绩效评估应以“5R”为核心，即适时、适质、适量、适价、适地，并用量化指标作为考核之尺度。
6.1.1时间绩效
由以下指标考核时间管理绩效：
(1)停工断料影响工时。
(2)紧急采购(如空运)的费用差额。
6.1.2品质绩效
由以下指标考核品质管理绩效：
(1)进料品质合格率。
(2)物料使用的不良率或退货率。
6.1.3数量绩效
由以下指标考核数量管理绩效：
(1)呆滞物料金额。
(2)呆滞处理损失金额。
(3)库存金额。
(4)库存周转率。
6.1.4价格绩效
由以下指标考核价格管理绩效：
(1)实际价格与标准成本的差额。
(2)实际价格与过去移动平均价格的差额。
(3)比较使用时之价格和采购时之价格的差额。
(4)将当期采购价格与基期采购价格之比率同当期物价指数与基期物价指数之比率相互比较。
6.1.5效率指标
其他采购绩效评估指标有：
(1)采购金额。
(2)采购金额占销货收入的百分比。
(3)采购部门的费用。
(4)新开发供应产商的数量。
(5)采购完成率。(6)错误采购次数。
(7)订单处理的时间。
(8)其他指标。
6.2采购绩效评估的方式。
本公司采购人员之绩效评估方式，采用目标管理与工作表现考核相结合之方式进行。
6.2.1绩效评估说明
(1)目标管理考核占采购人员绩效评估的70%。
(2)公司的人事考核(工作表现)占绩效评估的30%。
(3)两次考核的总合即为采购人员之绩效，即：绩效分数=目标管理考核x70%+工作表现考核x30%
6.2.2目标管理考核规定
(1)每年12月，公司制定年度目标与预算。
(2)采购部根据公司营业目标与预算，提出本部门次年度之工作目标。
(3)采购部各级人员根据部门工作目标，制定个人次年度之工作目标。
(4)采购部个人次年度之工作目标经采购部主管审核后，报人事部门存档。
(5)采购部依《目标管理卡》逐月对采购人员进行绩效评估。
(6)《目标管理卡》依个人自填、主管审核的方式进行。
6.2.3工作表现考核规定
(1)依公司有关绩效考核之方式进行，参照《员工绩效考核管理方法》。
工作表考核由直属主管每月对下属进行考核，并报上一级主管核准。
6.2.4绩效评估奖惩规定
(1)依公司有关绩效奖惩管理规定给付款绩效资金。
(2)年度考核分数80分以上的人员，次年度可晋升一至三级工资，视公司整体工资制度规划而定。
(3)拟晋升职务等级之采购人员，其年度考核分数应高于85分。
(4)年度考核分数低于60分者，应调离采购岗位。
(5)年度考核分数在60-80分之间者，应加强职位训练，以提升工作绩效。
七、本采购管理制度自发布之日起执行，自本制度执行之日起，原有相关规定同时废止。
为更有效的制止铺张、浪费现象，切实管理好办公经费，依据相关法规、政策，结合我单位实际情况，制定本采购管理制度，具体内容如下：
一、要由民主推荐，成立采购管理小组，至少三人以上。
二、对常规性及较大宗的单位办公用品的采购，年初要有具体详细的计划，并报单位领导办公会审批。
三、对单笔购置5000元
，批量购置10000元的.固定资产，要上报局机关审批。
四、采购单价在500元（含500元）以下的(来源：）低值易耗品和日常办公用品，以及在500元以内的日常开支由办公室负责人审批决定；购置单价在500元以上的大宗款物品或500元以上的支出项目由办公室负责人报请局分管领导审批。
五、办公室对所采购的办公用品及其他物品应进行入库清点、造册登记，对价值在200元以上的大宗办公用品及其他物品应建立相应台账，对其领用人、保管人、使用人都一一登记。领取时要经办公室负责人审批通过，履行必要的领借手续，一旦丢失或人为损坏应照价赔偿。
六、采购小组在外出采购时，不得一人独自行动，须3人以上集体行动。
七、采购小组在外出采购时，对所购物品需经市场调查，做到心中有数。严把质量关，力争使所购物品物美价廉。
八、采购小组在采购后，对采购发票要严格按照财务制度把关，发票内容要实事求是，所购物品品名、规格、数量、单价、价款、经办人等内容应齐全。
九、未尽事宜按照国家相关规定执行。
一、商场采购合同的内容
商场采购合同的条款构成了采购合同的内容,应当在力求具体明确,便于执行,避免发生纠纷的前下,具备以下主要条款:
1.商品的品种、规格和数量
商品的品种应具体,避免使用综合品名;商品的规格应规定颜色、式样、尺码和牌号等;商品的数量多少应按国宝统一的计量单位标出。必要时,可附上商品品种、规格、数量明细表。
2.商品的质量和包装
合同中应规定商品所应符合的质量标准,注明是国家或部颁标准;无国家和部颁标准的应由双方协商凭样订(交)货;对于副、次品应规定出一定的比例,并注明其标准;对实行保换、保修、保退办法的商品,应写明具体条款;对商品包装材料、包装式样、规格、体积、重量、标志、及包装物的处理等,均应有详细规定。
3.商品的价格和结算方式
合同中对商品和价格的规定要具体,规定作价的办法和变价处理等,以及规定对副品、次品的折扣办法;规定结算方式和结算程序。
4.交货期限、地点和发送方式
交(提)货期限(日期)要按照有关规定,并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运输条件等确定。同时,应明确商品的发送方式(送货、代运、自提)。
5.商品验收办法
合同中要具体规定在数量上验收和在质量上验收商品的办法、期限和地点。
6.违约责任
签约一方不履行合同,违约方应负物质责任,赔偿对方遭受的损失。在签订合同时,应明确规定,供应者有以下三种情况时应付违约金或赔偿金:
(1)未近合同规定的商品数量、品种、规格供应商品;
(2)未按合同规定的商品质量标准交货;
(3)逾期发送商品。购买者有逾期结算货款或提货,临时更改到货地点等,应付违约金或赔偿金。
7.合同的变更和解除条件
在什么情况下可变更或解除合同,什么情况下不可变更或解除合同,通过什么手续来变更或解除合同等情况,都应在合同中予以规定。
除此之外,采购合同应视实际情况,增加若干具体的补充规定,使签订的合同更切实际,更有效力。
二、采购合同的签订
1.签订采购合同的原则
(1)合同的当事人必须具备法人资格。这里的法人,是指有一定的组织机构和独立支配财产,能够独立从事商品流通活动或其他经济活动,享有权利和承担义务,依照法定程序成立的企业。
(2)合同必须合法。也就是必须遵照国家的法律、法令、方针和政策签订合同,其内容和手续应符合有关合同管理的具体条例和实施细则的规定。
(3)必须坚持平等互利,充分协商的原则签订合同。
(4)当事人应当以自己的名义签订经济合同。委托别人代签,必须要有委托证明。
(5)采购合同应当采用书面形式。
2.签订采购合同的程序
签订合同的程序是指合同当事人对合同的内容进行协商,取得一致意见,并签署书面协议的过程。一般有以下五个步骤:
(1)订约提议。订约提议是指当事人一方向对方提出的订立合同的要求或建议,也称要约。订约提议应提出订立合同所必须具备的主要条款和希望对方答复的期限等,以供对方考虑是否订立合同。提议人在答复期限内不得拒绝承诺。
(2)接受提议。接受提议是指被对方接受,双方对合同的主要内容表示同意,经过双方签署书面契约,合同即可成立,也称承诺。承诺不能附带任何条件,如果附带其他条件,应认为是拒绝要约,而提出新的&39;要约。新的要约提出后,原要约人变成接受新的要约的人,而原承诺人成了新的要约人。实践中签订合同的双方当事人,就合同的内容反复协商的过程,就是要约→新的要约→再要约→……直到承诺的过程。
(3)填写合同文本。
(4)履行签约手续。
(5)报请签约机关签证,或报请公证机关公证。
有的经济合同,法律规定还应获得主管部门的批准或工商行政管理部门的签证。对没有法律规定必须签证的合同,双方可以协商决定是否签证或公证。
三、商场采购合同的管理
采购合同的管理应当做好以下几方面的工作:
1.加强商场采购合同签订的管理
加强对采购合同签订的管理,一是要对签订合同的准备工作加强管理。在签订合同之前,应当认真研究市场需要的和货源情况,掌握商场的经营情况、库存情况和合同对方单位的情况,依据本商场的购销任务,收集各方面的信息,为签订合同、确定合同条款提供信息依据;二是对签订合同过程加强管理,在签订合同时,要按照有关的合同法规定的要求,严格审查,使签订的合同合理合法。
2.建立合同管理机制和管理制度,以保证合同的履行
商场应当设置专门机构或专职人员,建立合同登记、汇报检查制度,以统一保管合同、统一监督和检查合同的执行情况,及时发现问题,采取措施,解决纠纷,保证合同的履行。同时,可以加强与合同对方的联系,密切双方的协作,以利于合同的顺利实现。
3.处理好合同纠纷
当经济合同发生纠纷时,双方当事人可协商解决。协商不成,可以向国家工商行政管理部门申请调解或仲裁,也可以直接向法院起诉。
4.信守合同
合同的履行情况好坏,不仅关系到商场经营活动的顺利进行,而且也关系本商场的声誉和形象。