档案管理机构及其职责
1、公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合处的统筹管理;二级管理是指各处及各部门的档案资料管理工作。
2、公司档案业务归属综合处，由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。
3、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案;各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。
4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。
归档制度
1、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，综合处保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务处保存原件;属人事问题的，由劳资员保存原件;属工程项目的，由工程处保存原件。其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。
6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，主管经理保存一份，财务处及业务处室各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由财务处保存原件。
7、公司级的收文、发文等文书资料均由综合处归档。
8、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。
档案保管制度
1、公司办公室应有存放档案的专门库房，各处、部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。
4、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、库存档案必须图物相符，帐物相符。
6、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。
8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
档案借阅制度
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准;借阅非本部门经办的档案材料，须经综合处处长批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经综合处处长批准。
3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经综合处长报经理批准。
5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
6、借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。
7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
为了提高档案管理水平，有效地保护和利用人事档案，更好地为我校人事工作服务，根据党的干部工作方针、政策和《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》，特制定本制度。
一、保密制度
1.认真贯彻执行党和国家有关_工作的方针、政策和规定，严格按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》，做好人事档案的_工作。
2.加强组织纪律，坚守工作岗位。
3.人事档案管理部门应设立专用档案库房(室)，配备铁质档案柜，妥善保管人事档案。
4.人事档案库房(室)必须具有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。安全措施应当经常检查，保持库房的清洁和温、湿度，发现问题，立即报告，及时采取措施。
5.人事档案库房(室)和档案柜，应明确专人管理。管理人员变动时，必须办理好交接手续。
6.无关人员一律不得进入档案库房(室)。
7.严禁用电话、电报索取或提供有关人员的全面材料和涉及个人政治历史问题或其他重要问题的材料，严禁任何人携带人事档案材料进入公共场合和娱乐场合，不得在电话或公共场所中谈论或汲及到有关人事档案材料的内容。
8.对利用人事档案的人员，进行保密宣传，以防边阅档案边议论档案内容。
9.人事档案材料的转递，严格密封，通过机要传递或专人送达，尽量避免本人自带。
10.人事档案工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，一律按密纸处理或销毁。
11.人事档案一般不外借，但领导或有关人员因工作需要借阅时，要严格办理借阅手续，借阅期限一般不得超过五天。
12.属归档的材料，及时转入本人档案，须转递的档案，做好移交签字登记手续。
13.严禁任何人私自保管他人档案，人事档案管理人员不得保管本人和亲属的档案。
14.发现泄密事件，认真处理。
二、归档制度
1.按照《干部人事档案收集归档规定》，经常通过有关部门收集工作调配、干部任免、组织发展、职称评聘、考察、考核、培训、奖惩、学历变更、工资套改等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩、廉的文件材料，充实档案内容。相关部门应配合人事处及时做好人事档案材料的整理、归档工作;材料归档范围具体见附件。
2.校属各单位要建立主动送交人事档案材料的工作制度，并确定1-2名专兼职人员负责收集本单位的归档材料，属于归档范围的人事档案材料，在材料形成后，经有关部门审查签章后送交人事档案室归档。
3.每年引进毕业生及调入人员的人事档案必须在报到之日起两个月内转至我校，没有特殊情况而逾期不到或材料不全的，学校将缓发其工资与津贴，并暂停兑现其他相关待遇。
4.收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确，完整齐全，格式规范、文字清楚，对象明确，手续完备、具有保存备查价值。需经有关部门审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归档。
5.不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡销毁材料需经人事处负责人批准，由专人负责监销。
6.人事档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。
7.每年引进人员要填写干部履历表或补充表，充实干部人事内容。
8.对收集的材料，要做好收集登记和交接手续。
三、鉴别制度
1.收集的材料必须经过鉴别，未经鉴别，不得随意归档或擅自销毁。
2.鉴别工作分别在接收材料归档时和整理过程中进行。
3.鉴别要以有关文件规定为依据，严肃认真，确保真实、完整、精炼、实用。
4.归档的材料必须真实完整，字迹清楚，对象明确，手续完备;对不该归档的材料，要区别处理，凡销毁材料，必须详细登记，并报主管负责人审查批准。
5.人事档案材料应按照《干部档案整理工作细则》进行整理立卷。
四、整理制度
1.整理人事档案，要先对缺少的干部人事档案材料进行补充，并备齐卷皮(盒)、目录纸、衬纸、切纸打孔机(缝纫机)等必备的物品和设备。
2.整理要做到：干部人事档案材料鉴别和分类准确，编排有序，目录清楚，装订整齐。
3.整档人员必须熟悉党的干部工作方针、政策和档案工作的专业知识，掌握整理人事档案的有关规定和基本方法技能，认真负责地做好整理工作。
4.必须认真执行《档案法》、《保密法》、《干部档案工作条例》等有关法规，严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密。
5.人事档案按新《条例》和《干部档案整理工作细则》规范地整理，零材料及时装订入卷。
6.不得擅自涂改、抽取或伪造档案材料。按规定剔出的档案材料，必须认真登记，需销毁的材料，经主管领导批准按规定销毁。
7.整档过程中，要切实做好防火安全_工作，整理室内严格吸烟，严防丢失和汇漏档案内容。
五、借阅制度
1.查(借)阅人事档案的人员原则上是党委组织部、人事处干部或二级单位书记、主任，必须是中共正式党员。
2.查(借)阅人应在借阅前认真填写《干部人事档案查(借)阅登记表》。
3.复印借出人事档案材料应认真核实签署意见并加盖“河南城建学院人事处”公章，方能有效。校外单位和本校工作需要查用档案，须在人事处领导同意后，方可查(借)阅。
4.查(借)阅档案，严禁涂改、圈划、撤换档案材料。查阅时不得泄露或擅自向外公布档案内容，违反者视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者，按照《中华人民共和国档案法》处理。
5.查阅档案的单位或个人，不得擅自-拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示人事档案主管部门审查批准后才能复制(拍摄)。
6.档案不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。
六、转递制度
1.递人事档案或材料必须做到及时、准确、安全。
2.人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送，一般情况下，不准公开邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取，必须持人事部门出具的介绍信，一般介绍信不予办理。
3.递档案时，必在转出手续完备的前提下，须经人事处
有关负责人同意签署意见并由主管人事工作校领导同意后方可转出。有关部门同时把本人的现实表现、体检表或技术档案转入人事档案室，由人事档案室统一转递，不得扣留材料或分批转出。档案转出后，逾期一个月未见对方退回回执应写信或电话催回，以防丢失。
4.使人事档案能够随着我校的人事变动，干部职务变动而及时调整，人事处及组织部应将人事变动情况、干部调动单位和任免通知及时通知人事档案室。因商调而转出档案后，人事处有关负责人应及时通知人事档案室此人是否商调成功，如未商调成功有关部门负责人应在一个月以内追回档案，最多不超过三个月。
5.职工因辞职、退职、自动离职或被学校解除合同、终止合同、除名、开除等，在没收到接收单位人力资源管理部门转来的转递档案通知单前，其档案仍由人事档案室保管;但要从处理决定下达之日算起，按有关部门的收费规定收取档案保管费。自动离职人员的人事档案必须在外调手续完备的情况下，方可转出。
6.校各部门应积极配合人事档案室做好教工档案的转递工作。
7.不属于在职人员的代管人事档案，在档案转出时，按照学校有关文件规定收取管理费用和其他费用。
8.是转出的干部人事档案或材料要严密包封，并加盖机密章，有关人员认真填写《干部人事档案转出登记表》。
七、核查制度
1.事档案管理部门对所管理的档案要定期的进行检查核对，一般每半年核对一次，发现问题，及时解决。
2.提供利用的人事档案，再回收时，要严格检查，经核对无误后，方可入库。
3.理好的人事档案入库前，要逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查核对，发现错误，及时纠正。
4.出和接收人事档案时，应将材料与目录检查核对一遍，防止张冠李戴或缺少材料。
5.收集的人事档案材料，应检查是否属于归档材料，是否齐全完整，是否符合归档要求，是否手续完备。
一、目的
为了确保公司档案的完整及安全，增强公司档案的实用性和有效性，便于科学管理与开发利用，特制定本管理制度。
二、适用范围
适用于公司档案资料的管理。
三、管理职能
（一）公司办公室负责公司档案管理工作，设置专门的档案室，负责档案的收集、整理、保管、补充、开发、利用、销毁等各项工作。
（二）档案管理员负责档案室和存档资料的具体管理工作，具体职责如下：
1、接收各部门上交的存档资料，做好收件登记；
2、定期清理，主动按时收回各部门使用完毕的应存档资料，补齐缺失的档案资料；
3、对收到的档案资料按规则整理、分类、立卷，分类规范存放；
4、妥善保管档案资料，做好防损、防盗、防潮、防虫等保护工作；
5、建立档案检索索引；
6、按规定办理档案资料借阅和收回手续，并做好登记，保证档案资料安全无损；
7、做好档案室的日常清理、清洁工作，保持档案室整洁有序；
8、建立和维护电脑档案管理系统，实行数字化管理；
9、遵守保密制度。
（三）各部门管理职责
1、按本制度规定保管好本部门暂时保存的档案资料；
2、及时将本部门经办或接收的应存档资料交档案室存档；
3、妥善保管本部门借阅的档案资料，不得泄露、遗失和损坏。
四、资料归档管理
（一）归档资料范围
1、各级政府和职能管理部门下发的各种文件、通知、会议纪要、批复、认定、政策法规信息、标准、信函、法律文书、公示信息等资料；
2、公司对各级政府和职能管理部门上报的各种申请、请示、报告、汇报、说明、申诉、申报等资料；
3、公司与其他单位互相发送的联系函、告知函、介绍信、委托书、宣传资料、单位信息、证件、证明、回复等往来资料；
4、公司内部形成的各种文件、通知、会议资料、决议、决定、意见、规划、计划、方案、报告、总结、简讯等；
5、公司制订的各类管理制度、规定、办法、作业指导书、操作规程、安全规程、责任制、责任书、经济或管理协议、标准手册等内部管理资料；
6、公司对外签订的各种合同、协议、意向书等资料；
7、公司产品立项、设计、开发、工艺技术、产品说明、包装、建设、评审、验收等项目资料；
8、公司各类设备在设计、制作、安装、调试、技术改造、使用过程中形成的图纸、记录以及使用说明书等设备资料；
9、公司各类基建工程勘探设计资料、图纸、报建资料、施工记录、验收记录等基建资料；
10、生产、经营环节中的各类报表、台账、记录、报告单等资料；
11、各类财务凭证、账薄、报表、台账、审计、统计结算、投融资、资本股权等资料；
12、人员招聘、培训、调动、任免、考核、考勤、劳动合同、薪资等人事档案；
13、公司取得的各种证书、证件、奖牌；
14、公司订阅或以其他方式获得的各类报刊、期刊、文献、图书等资料以及参加外部会议或培训取得的相关资料；
15、公司文化、产品对外宣传推广资料以及产品标签、标记、说明书等资料；
16、公司组织开展各类活动形成的相关资料；
17、记录有公司相关信息的图片、照片、光盘、磁带、电子存储设备等资料；
18、其他具有保存价值的资料。
（二）归档资料收集
1、结合公司具体情况，财务档案由财务部管理，超过十年的可转入档案室；
人事档案由人事管理部门管理；
生产管理类、经营管理类档案，在部门日常工作中产生的报表、台帐、记录等资料由部门管理；
其他资料一律交由档案室统一管理，各部门应主动上交。
2、凡是以公司名义对外的文字或图片资料,需要盖章的，经办部门均在公司办盖章时留一份公司办存档,由公司办印章管理人员在盖章时收集。以部门名义对外发生的资料,如属于立档资料,由部门印章管理人员盖章时收集后及时交档案室；
如资料还须发出后由对方完善相关手续(如签章)才能形成完整资料,则由印章管理人员在印章使用登记时说明,并于事后督促经办人完善后存档。
3、各部门形成或接收的应存档资料,由部门负责人(或各线副总)负责督促存档；
4、公司有偿取得的资料，在报账时由档案管理人员在报账单据上签“资料已存档”字样，方可报销。部门如需使用，可从档案室借出或复印。
5、公司人员外出参会带回的资料,在报销差旅费前须交档案室存档，否则不予报账。报账单上需有档案管理人员的收文签字。
6、在档案资料归档期，公司内部使用的各类应存档资料，由档案管理人员分别向各部门兼职档案人员收集应该归档的原始资料，各主管部门兼职档案人员应积极配合和支持。
（三）资料归档要求
1、归档的文件资料必须齐全、完整、准确，符合形成规律，保持文件之间的有机联系，便于查找利用。
2、归档的文件资料应为原件，因故无原件的，可用具有凭证作用的替代资料或复印件归档，文件资料归档后不得更改。
3、非纸质文件资料应与其文字说明一并归档；
具有永久长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。
4、归档的文件资料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。
（四）归档时间
1、除公司订阅的报刊、杂志、图书资料和各部门日常工作中形成的报表、台账、记录等按年形成的资料外，其他应归档资料均须在取得或完整资料形成时即原件交档案室存档。
2、报表、台账、记录等按年形成的文件资料，于次年二月份整理完整交公司档案室存档或由部门代为保管。
3、报刊于次月初从各部门收回归档；
杂志、图书资料于次年二月收回存档。
4、工程项目建设资料在竣工验收后三个月内归档。
（五）归档移交
1、各部门的兼职档案管理人员（部门核算员）应检查本部门归档文件资料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案部门移交。重要项目的文件资料移交时应编写归档说明。
2、档案管理部门接收时应全面检查归档文件资料的质量。
3、交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。
五、档案保管
（一）收件登记
1、档案室应建立收件登记簿，收到新归档资料时，须逐件分类登记，详细记录资料名称、交件日期、部门和交件人，以便追溯。
2、档案管理人员收件后应按资料类别存放到相应地点，将资料名称和页码添加到案卷盒目录表，然后将资料名称和存放地点按类别登记到检索簿中，同时将资料全部信息登录入电脑档案管理系统。
（二）档案分类
1、公司档案一般按年度收集整理，按如下规则分类：
A——股权类：公司股东会、董事会、监事会所有资料，包括公司章程、股东名册、董事名册、监事名册、股权变更资料、会议资料、决议、文件、记录等，按届次立卷。
B——综合管理类：
01——公司内部文书资料，包括公司下发的各种文件、通知、会议纪要、决议、决定、意见、简讯，公司制订的各类规划、计划、方案、决策、工作总结，公司组织开展各类活动形成的相关文字资料，党团工青妇资料等。按时间先后顺序立卷。
02——管理制度，包括公司颁发的各类管理制度、规定规程、办法、标准手册、经济责任制、责任书等；
按小类立卷。
03——外联资料，包括公司对各级政府和职能部门上报的各种请示、申请、报告、汇报、说明、申报资料等材料，上级部门下发的各种文件、通知、会议纪要、批复、政策法规信息、标准、信函、公示信息等，公司与其他单位互相发送的联系函、告知函、介绍信等往来资料等。按小类立卷。
04——统计资料，包括统计报表、台帐、分析报告等。按小类立卷。
05——其他资料，不能归集到以上类别中的资料，可以暂空，以后有其他类别资料时添加类别编号。按时间先后顺序立卷。
C——经营类01——合同，公司对外签订的各种合同、协议、约定。按时间先后顺序立卷。
02——客户资料，包括市场调查报告、往来客户资料、客户评价、市场纠纷处理等资料。按时间先后顺序立卷。
03——广告宣传资料，公司开展各项广告宣传推广活动形成的文字资料。按活动和时间先后顺序立卷。
D——生产管理类01——安全环保资料，包括安全规范、安全环保评价验收资料、标准化材料、事故认定材料、培训教育记录、检查整改记录等资料。按小类立卷。
02——质量计量资料，包括执行标准、检定资料、检验报告、计量码单、化验单、台帐等。按小类立卷。
03——设备管理资料，包括操作规程、设备台帐、巡回检查记录、检查维修记录、大修计划、备品配件资料、易损件清单等。按小类立卷。
04——生产记录资料，包括工艺流程，指标、操作记录、开停车记录、生产报表等。按产品立卷。
E——技术类01——项目资料，包括可研报告、市场调研报告、研发报告、工艺包、实验记录、设计资料、立项资料、报建资料、变更资料等。按项目立卷。
02——基建资料，包括设计图纸、预决算、施工纪录、施工报告、竣工验收资料、检验报告等。按建设项目立卷。
03——设备资料，包括图纸、设计说明、技术规程、使用操作说明等。按使用部门和设备名称立卷。
F——人事档案01——个人档案，记录人员的基本信息、教育经历、工作经历、家庭成员以及在本公司工作情况（入职离职手续、历年岗位、工资、考评、奖惩、劳动合同及其他情况等）。按个人立卷。
02——工资结算资料，包括工资表和责任制结算资料。按月立卷。
03——考勤考核资料，包括考勤表、考核表。按月立卷。
04——招聘培训资料，包括人员需求申请、招聘计划、招聘简章、培训计划、记录、考试试卷、人员花名册、人员变动报表等。按小类立卷。
05——社会保险资料，包括参保名册、增减申报表、核定单、缴费申请等。
G——财务档案，包括财务凭证、帐簿、报表、投融资资料等。按财务规范立卷。
H——证照类，包括公司获得的各种证件、证书、营业执照、牌匾、印信等。
I——影像电子类，包括照片、录影带、录音带、光盘、U盘、移动硬盘等。
J——图书类，包括公司订阅和购买的各种刊物、杂志、文献资料、图书、工具书、重要报刊等。
2、档案资料分类后，方便集中装订的要建立卷宗，不宜集中装订的按类集中单体存放。为方便查找和实行数字化管理，统一按分类规则编号，编号规范如下：
X-__-__-__卷宗序号（同一类卷宗超过一本时的排序号）小类序号，用01、02、03……代表各小类二级分类编号，即分类规定中01、02、03…序号一级分类代码，即分类规定中A--J3、无具体二级及以下分类规定的，由档案室自行分类编号，但必须将分类规则明确标注于检索簿上，以保持延续性和一致性。无须分类的可省略二级或小类编号。
4、卷宗按年装订，年号和编号应标注于卷宗存放时封面可直视处，卷宗封面正面须注明卷宗类别文字说明；
单体存放的档案资料应用标签将编号贴在资料表面可直视处，不宜贴标签的（如证照）在反面标注。
5、档案资料按重要性可分为重要档案和普通档案；
按保密要求可分为绝密、机密、秘密和一般档案；
按保管期限可分为永久保存、长期保存和短期保存。整理时应根据情况分立卷宗，卷宗并在卷宗上予以注明。
（三）档案保管
1、所有卷宗资料应按类别分柜分区存放，整齐有序排列。存放柜应编号并标注存放类别。
2、整理装订时，永久、长期保管的文件须去除金属装订物，文件装订结实、整齐、美观。
3、卷宗封面标注和编号书写应规范，具有耐久性。
4、卷宗内的资料应按序编号，表面应设卷内目录，以便查找。
5、档案室要做好档案存放的空间布置，做到防火、防潮、防虫蛀、防霉变、防雨淋，保持室内清洁卫生。
6、部门保管的档案资料也须按统一规则分类编号保管。
7、重要和涉密档案应设专柜存放，以免遗失或泄露。
六、档案的借阅和利用
1、档案室应设置借阅登记簿，逐笔登记档案借阅记录，包括借阅日期、借阅资料名称、借阅用途、批准人、归还日期。借阅人借阅时须在登记簿上签字，如所借资料用于交上级部门，不能归还，借阅人应在登记簿上注明不能归还的原因。
2、借阅档案资料应填写《档案借阅申请单》，经相关领导签字批准后方能借阅。批准权限如下：普通档案由借阅部门负责人签字认可，档案室主管部门负责人批准；
重要档案由借阅部门负责人和分管副总签字认可，分管档案的副总批准，特别重要的须经总经理批准；
涉密档案按《》规定权限批准。
3、借出用于职能部门办事的档案，借出时间不得超过3天；
在公司内使用的普通档案，借出时间不得超过1个月。因故需要继续使用，可以续借，须到档案室办理续借手续。逾期未还者，档案管理员负责催还。
4、涉密档案原则上不外借，只能在档案室查阅。特殊情况下需要借出，当天必须归还。借出人必须严格遵守《》相关规定。
5、档案归还时应在登记簿上注明归还日期。档案借出和归还记录均须在电脑档案管理系统中同时记录以备查。
6、档案借阅者必须爱护档案，保持整洁、严禁涂改；
注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、损坏、遗失；
损坏者按重新备置费用赔偿，故意损毁者予以辞退。
七、档案的销毁
1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《文件/纪录销毁呈报表》经批准后执行。档案销毁一律由总经理批准。
3、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《文件/纪录销毁呈报表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档，登记表永久保存。
4、在销毁公司档案资料时，由行政副总指定专人监督销毁。
八、本制度自颁布之日起施行，原《档案管理制度》同时废止。
第一章总则
第一条为了加强集团公司审计档案管理工作,规范审计档案的收集、整理、归档、保管、查阅、统计及销毁等,以利于严守集团机密。根据《中华人民共和国档案法》、《审计署关于内部审计工作的规定》、《中国内部审计准则》及《甘肃第五建设集团公司内部审计工作规定》,结合工作实际,制定本办法。
第二条审计档案是内部审计机构在进行审计活动中直接形成的、具有保存价值的、各种形式的历史记录。
第二章收集整理
第三条审计档案应当按照层次进行分类收集。审计档案层次分类主要有:
(一)审计计划和结果管理类资料;
(二)审计工作底稿、基础归纳、汇总论述类资料;
(三)审计原始摘录、内外部证明类资料;
(四)被审计单位提供原始类及复制类资料。
第四条审计工作底稿资料应记录审计程序实施过程、审计事项核实、复核意见、审计初步评价意见等,审计底稿还应注明审计项目相关信息、审计外勤内勤时间等基本审计信息。
第五条审计档案整理应当及时、规范有序,建立索引编码;明确专人负责审计档案的管理。
第三章复查审核
第六条审计工作底稿等资料都应经过审核,应保持谨慎性。
第七条审计工作底稿等资料审查应由内审机构负责人全面负责,也可授权有关人员审查。
第八条审计档案应有记录及复核人员签署。
第九条审计档案应保持完整性,层次分明。
第十条健全审计工作档案复核制度,提高审计工作质量。
第四章立卷归档
第十一条审计工作结束后,应当立卷归档,建立审计项目档案,由审计人员按审计项目进行整理组卷,封面项目填写齐全,书写工整、装订牢固、四边整齐。
第十二条审计档案资料包括,但不限于:
(一)审计报告、审计结果沟通书及管理声明书;
(二)审计决定书、审计处理处罚书及审计建议书;
(三)被审计单位整改报告及附件资料;
(四)审计组相关说明及被审计单位执行审计决定情况;
(五)审计实施方案及审计通知;
(六)审计调查、复查或后续审计资料;
(七)内外部审计证据和工作底稿分项资料;
(八)被审计单位提供的原始或复制资料;
(九)审计过程形成笔录、信函、纪要及举报等相关资料。
第十三条审计档案应当进行登记造册,档案管理人员发生变动时,应按照审计工作规定办理移交手续。
第五章保管使用
第十四条审计档案的保管期限分为永久、定期两类,凡涉及集团重大投资、重要审计发现和由董事会下达的重大审计项目形成的审计档案应作永久保存。
第十五条审计档案由内审机构负责保存管理,审计人员应恪守保密原则。
审计档案一般不对外调阅,任何调用行为,都要经过内审机构负责人批准,报经集团公司董事会同意。
第十六条在工作需要时,依照调用程序并得到集团公司董事会批准及征求法律顾问意见后,提供给外部审计或司法部门。
第十七条审计档案管理应严格依法依规进行。
第六章附则
第十八条本办法可根据具体情况适时修订完善。
第十九条本办法自20__年11月1日起施行。本办法是对20__年10月1日制定印发的审计档案管理办法,经过研究修订形成,原办法同时废止。
第二十条本办法由集团公司审计机构负责解释。
第一章总则
第一条为了加强公司各类档案的系统管理，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司各项工作服务，结合公司实际情况，特制订本制度。
第二条凡公司、各部门在工作中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须集中管理，任何部门、和个人不得据为已有。
第二章档案管理体制
第三条
1、统一管理原则：公司档案实行统一管理，任何部门和个人不得把公司档案资料据为己有。
2、保守秘密原则：员工都有保守档案秘密的义务，维护公司利益，任何人不得泄露或者非法利用所知悉的档案机密。
第四条公司档案分为：文书档案、财务档案、各项规章制度档案、工程技术档案各项目资料、图纸资料、建设工程、拆迁档案等其他资料。
1、与公司财务有关的资料由财务部保管。未经董事长许可，任何人不可动用。
2、有关文书、各项规章制度方面的资料，由办公室保管。
3、设计方案、施工图、设计变更、监理、洽商、设备厂家的资质文件及其往来资料以及设计院、勘察单位之间往来资料、采购的设备、材料说明书、检验报告、质量保证书等，由工程部自行归档保管。
4、销售部方面资料：由销售部保管对外签定的广告、策划合同等。销售人员在合同签署完毕后，办公室应保留一份售楼商品房合同样本，永久保存。
5、前期部方面资料：项目立项申报资料、征地、拆迁批复、国土规划、城市规划、政府及主管部门批文、复函、证件等前期技术资料，由前期部自行归档保管。
6、拆迁部方面资料：征地、拆迁批复等文件资料，由拆迁部自行归档保管。
7、各部门向办公室移交档案时，应同时移交相关文件的电子文档。归档范围外的请示、报告、计划、总结及一些重要资料复印件等由各部门自行保管。
第五条各部门形成的文件材料等由本部门负责归档管理，办公室有责任对各部门的档案管理工作进行监督和指导。
第六条因工作变动或因故离职时，应将文件材料交接清楚，才能离职。
第三章档案的归档范围
第七条凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的公文、图纸、合同、技术资料、簿册、图表、报表、凭证、声像、电脑盘片、荣誉实物等各种门类和各种载体档案均属归档范围。
1、部门含部门以上的各种计划、方案、规划，各种重大决议和各种重要通知、通报，及各种公文、会议纪要、大事记等。
2、各种工程图纸、设计变更通知书等工程资料。
3、各类工程检测、鉴定报告。
4、各种协议书、合同书，各种技术资料，和各种设备档案及说明书。
5、公司年初财务预算报告及年终财务报告，各种财会报表及原始凭证、帐册及其管理方面的文件材料。
6、公司各种审计报告、资产评估报告。
7、公司各种管理规章制度。
8、公司各种注册、登记证件、政府批文，各种法律证照、公证文件。
9、公司各种电子图纸、图表及有保存价值的电子文档。
10、公司的重大奠基、庆典、新闻发布会等仪式和具有重要价值的社会活动，及用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等声像信息资料。
11、公司发展大事记，和董事长亲自起草或修改的重要文稿。
12、其他需要归档的重要文件。
第四章档案的借阅管理办法
第八条凡需借阅公司档案者，均须填写《档案借阅审批单》，签批后方能借阅。
第九条借阅的档案密级与领导签批
1、公司各部门因工作需要，借阅、查阅需办理相关手续，经部门经理签字，董事长助理或总经理审批后，可办理借阅、查阅手续。
2、重要档案及财务档案，须由董事长批准，方可借阅。
第十条借阅档案必须严格履行登记手续，依据《档案借阅审批单》，为借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息。借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁，确因工作需要摘抄、复制，须经董事长助理或总经理批准。归还的档案要进行检查、清点，经检查无误方可办理手续。如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。逾期不还者，档案管理员要及时催还。
第十一条公司档案借阅查阅只供公司内部各部门。档案借阅时间为3天，如需延长，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理人员须及时催还。借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量，承担一切赔偿责任。
第十二条借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿损失。借阅者必须严守公司机密，绝不能将档案资料内容外泄;由于泄漏机密而给公司造成损失者，将按规定对其进行处罚直至追究其法律责任。在职人员调离本公司时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，退还所借档案，经档案室审查无误签字后，才能调离。
第十三条加强档案保管工作,做好防盗、防火、防潮等工作,定期检查档案保管工作。
第五章档案的销毁
第十三条办公室每年对公司档案进行一次清理，清除不必要保存的资料。
第十四条对已失去作用或已超过保管期限的档案资料，经办公室确认，报董事长助理、总经理审批，并进行登记后予以销毁。
第十五条销毁时要有二人监督，销毁档案须使用碎纸机或焚烧的方式，严禁将要销毁的文件作为它用，或作废纸出售。
第六章罚则
第十六条有下列行为之一，视情节轻重，给予100元-5000元罚款处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：
1、毁损、丢失或擅自销毁公司档案。
2、擅自向外界提供、抄摘公司档案。
3、涂改、伪造档案。
4、未及时上报归档或管理不善的档案管理者。
5、未按手续办理借阅，外带者或越级查阅者档案管理者同罚。
6、泄露公司档案机密者。
7、其他危害公司利益的行为。
第十七条本制度由办公室负责解释、补充。对未尽事宜，办公室随时调整更新。
一、查阅利用本馆开放档案、资料者，须持身份证（或工作证、学历证书）等有效证件，同时填写查阅登记表；受他人委托者，还须出具他人上述任一证件(含复印、传真件)及委托查阅申请书。
二、查阅重要的或密级档案，按《档案保密制度》办理；查阅本职范围外的重要档案，须经办公室负责人批准；查阅珍贵档案时，以复印件代替原件利用。
三、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的，除出具所在单位证明外，须经办公室负责人或学校分管领导批准，并办理外借手续（限5天内归还）；若续借，需办续借手续。
四、带给利用档案时，按学校有关规定收费。
五、外国组织和人员利用开放档案、资料，按国家有关规定办理。
六、查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。本室工作人员对违规者，有权给予劝告、责令赔偿或其它处置，直至追究法律职责。
七、未经主管校领导批准或办公室授权，任何单位、个人无权公布档案资料。
1.目的
规范全公司的档案管理。
2.适用范围
本制度适用于公司及所属各部门档案管理。
3.管理原则
分类分部门管理，行政部统一监管。
4.职责与权限
4.1各部门必须设兼职的档案管理员，规范部门档案管理。
4.2行政部不定期对各部门档案管理工作进行监督和检查（每月至少抽查一次），对违反本制度的部门有权进行处罚。
5.档案的分类
（1）证照类：如营业执照及各类证照。
（2）文件类：分外来文件和内部文件。
（3）制度类。
（4）合同类。
（5）计划总结和会议纪要类。
（6）财务类。
（7）图纸类：工艺文件、图纸、说明书等。
（8）人事管理类：人事档案、培训记录、健康档案、安全、消防等等。
6.档案的归口存放部门
（1）公司级档案存放在行政部。
（2）其它档案由归口部门负责存放。
7.档案建档要求
建立档案时要有档案编号和档案目录。
8.档案装订
档案须装订成册保存，某些特殊珍贵的手稿、照片等，采用卷盒、相册等保管。
9.保存年限
原则上公司重要档案永久保存，进行档案销毁时经公司领导批准。
10.档案日常管理
10.1借阅
10.1.1借阅手续
（1）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应出示经公司领导批准的《档案资料借阅登记表》，经办人在公司借阅登记表上签字后方可借阅。
（2）档案归还时，档案管理员填写归还日期。
10.1.2档案借阅审批权限
（1）证照类：由公司总经理或者其授权人审批。
（2）文件类：由行政部审批，财务、技术类等重要文件借阅须由总经理或者其授权人批准。
（3）制度类：由行政部审批。
（4）合同类：由公司总经理或者其授权人审批。
（5）计划总结和会议纪要类：由行政部审批。
（6）财务类：由总经理或者其授权人审批。
（7）图纸类：由总经理或者其授权人审批。。
（8）人事管理类：人力资源部审批。
10.1.3借阅人不得转借、拆卸、调换、损坏、复印所借档案。
10.1.4借阅人必须在规定期限内归还所借档案资料。借用档案原则上当日必须归还，特殊情况不得超过七天。
10.1.5若人为丢失或损坏档案，给公司造成经济损失的，行政部对相关责任人进行内部行政或经济处罚。
10.2销毁
10.2.1公司任何个人或部门非经公司批准，不得销毁公司档案。
10.2.2销毁前按照清册清点，销毁时由行政部监督销毁，销毁后相关人员在清册上签名，并将监销情况存档。《档案销毁审批表》由行政部永久保存。
10.3移交
10.3.1需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。
10.3.2移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。
11.如有违反本制度规定的，公司对其进行行政、经济处罚，严重时移交司法机关。
12.附则
本制度解释权归人力资源部，经总经理审批后执行。